Нюансы управления дебиторской задолженностью
Дебиторская задолженность – это неотъемлемый элемент предпринимательской деятельности. С развитием бизнеса, объем дебиторской задолженности предпринимателя может увеличиваться. Это нормальная ситуация только в случае, если объем дебиторской задолженности растет пропорционально увеличению объемов сделок. Т.е. пропорционально увеличению объемов оказываемы услуг или реализации товаров. Если сумма дебиторской задолженности начинает расти быстрее, чем объемы продаж, то это говорит об увеличении просроченной дебиторской задолженности. И естественно это увеличение будет все хуже сказываться на самом бизнесе через нехватку денежных средств. В статье «Дебиторская задолженность предпринимателя, как уберечься от не возвратов долгов» я рассказывал о том, как предупредить ситуации, образования заведомо невозвратной дебиторской задолженности. Также предприниматель должен знать, что делать, для того чтобы ускорить возврат существующей дебиторской задолженности.
Здесь мы и поговорим об этом. В бизнесе обычно принято говорить: «Сделка не завершена, пока деньги не поступили на расчетный счет». Поэтому, если вы реализовали товар или услугу, но не получили денежные средства, не считайте, что вы что-то заработали. Если не правильно оформлять коммерческие сделки, да еще и не прилагать усилия к возврату дебиторской задолженности, то вы не то, что не заработаете, вы наоборот понесете расходы, причем немаленькие. Самое страшное в накоплении дебиторской задолженности – это то, что она негативно влияет на финансовое состояние вашего бизнеса. Вернее даже будет сказать, что не сама дебиторская задолженность негативно влияет, а ваше бездействие в отношении усилий по возврату задолженности, негативно повлияет на финансовое состояние вашего бизнеса. Поэтому, чтобы получить ваши кровно заработанные денежки, необходимо проводить ряд мероприятий, которые предотвращают накопление просроченной дебиторской задолженности, а также ускоряют возврат дебиторской задолженности.
Теперь более подробно о действиях, которые позволят ускорить возврат существующей дебиторской задолженности.
Основной причинной, по которой образуется просроченная дебиторская задолженность, является не умышленная не оплата счетов клиентами, а самая банальная неорганизованность этих самых клиентов. По моим наблюдениям, неорганизованными являются, наверное, 90% предпринимателей. Поэтому из-за своей безалаберности, неправильно поставленного учета, не отрегулированного управления, они нарушают условия платежей, оговоренные в договорах. Но самая главная причина образования просроченной задолженности является отсутствие контроля со стороны самого предпринимателя. Ибо он также входит в 90% таких же неорганизованных предпринимателей, и сам же допускает, что бы ему не платили в срок.
Самым главным моментом в управлении дебиторской задолженностью является:
- первое, наличие договора, в котором прописаны все нюансы отсрочки платежей, а также правильно оформленные документы, подтверждающие образование этой дебиторской задолженности;
- второе, это ведение учета дебиторской задолженности, благо современные программы позволяют вести и отражать сделки в режиме он-лайн. Можно пользоваться специальными бухгалтерскими программами, а можно и самостоятельно завести журнал, используя программу Microsoft Excel, в котором легко можно вести расширенный учет дебиторской задолженности.
Имея в своем распоряжении данные о сумме дебиторской задолженности, сроках оплаты, штрафных санкциях за несвоевременную оплату, вам нужно будет только приложить немножко усилий, чтобы ваши законные деньги пришли к вам на расчетный счет.
Основное действие, которое вам нужно совершить – это поднять трубку телефона и набрать номер вашего клиента, который имеет просроченную задолженность перед вами. Практика показывает, что после совершения телефонного звонка своим дебиторам, более 50% просроченной задолженности возвращается к предпринимателю в течение следующей недели.
Хочу также дать небольшой совет, как сделать вашу беседу более эффективной. Это реально работает. Когда вы собрались позвонить должнику, встаньте из-за стола, и попробуйте поговорить с ним стоя. Психологически, когда вы сидите, у вас невольно возникает желание извиняться, вы стесняетесь, вам неудобно. Будьте вежливы, но в тоже время настойчивы. Вы у него не просите, вы вежливо его убеждаете отдать, ему не принадлежащее. Для того чтобы ваши звонки были более результативными, имейте перед собой информацию из журнала учета дебиторской задолженности. При общении у вас будет подробная информация, которую нужно будет изложить должнику. Четко укажите ему: по какому договору, когда, сколько, за что образовалась задолженность, сколько просрочил должник по времени. Потребуйте от него четко назвать дату оплаты просроченной задолженности. После общения с клиентом, занесите дату предполагаемой оплаты в свой журнал, для того чтобы затем проверить пришли деньги в срок или нет.
Введите себе в практику регулярные такие звонки. Со временем, ваши клиенты, зная ваши требования к своевременной оплате задолженности, будут внимательней относиться к оплате счетов, выставленных вами.
Для клиентов, с которыми у вас заключен длительный договор, предполагающий не разовую поставку, а долгосрочное сотрудничество, можно использовать еще один метод. При наступлении случая просрочки платежа, и если ваши звонки не возымели силы, то можете предупредить клиента о прекращении поставок в его адрес до погашения просроченной задолженности. Это также работает очень хорошо. Просроченная задолженность возвращается к вам в считанные дни. Однако вам стоит изначально закрепить такое положение в договоре, иначе вы будете не вправе прекращать поставки по договору, и более того, будете еще сами виновны, если прекратите поставки из-за наличия просроченной задолженности.
Ну и в завершении, если вам все-таки не удалось вернуть дебиторскую задолженность, и вы столкнулись с клиентами, которые не платят вам после ваших всех действий: звонков и письменных требований; будьте готовы применить кардинальные меры. Истребовать задолженность можно, подав исковое заявление в арбитражный суд, либо воспользоваться услугами коллекторских агентств. Конечно, в этом случае вам придется понести определенные расходы, но как говориться: «лучше отдать часть, чем потерять целое». Помните, что от полноты и грамотности оформленных первичных документов будет зависеть эта ваша часть.
А вообще хочу сказать: во всех случаях не возврата задолженности виноват сам предприниматель. Не вините никого, если у вас все-таки случилась ситуация с не возвратом, винить нужно только себя за: невнимательность, лень, невежество и жадность.
Удачи Вам.
Сайт: pro-biznes.com
Автор: Михайлов Артём
